Optimierung von SharePoint ECM

Enterprise Content Management (ECM) mit SharePoint 2013

Microsoft SharePoint

Mit SharePoint 2013 bringt Microsoft die Social-Business-IT in die Cloud. Parallel zum Ausbau der Cloud-Plattform Azure, der Einführung von Windows 8, Office 2013 und SharePoint 2013 sowie mit der Übernahme des Enterprise Social Network Yammer setzt Microsoft bei dem neu ausgerichteten Produktportfolio auf „Cloud first“. In dieser neuen Softwaregeneration wird die Umsetzung der Consumerization of IT in vielen Details sichtbar. Neu ist auch die mobile Unterstützung von touchfähigen Endgeräten wie Windows-Tablets und Windows-Phones. Aber auch iPhone, iPad, Android-Geräte sind als Office- und SharePoint Clients nutzbar – Endnutzer müssen nun nicht mehr zwingend Windows benutzen. Um Dokumente und Informationen mit SharePoint 2013 und Office 365 zu teilen, ist ein HTML5-fähiger Browser als Systemvoraussetzung ausreichend. Damit gestaltet Microsoft einen fundamentalen Wandel, welcher notwendig ist, um das Geschäft mit den Cloud-Produkten Office365 und SharePoint Online weiter ausbauen zu können.

Aber was bedeutet diese Entwicklung für die Anforderungen an Enterprise Content Management (ECM) mit SharePoint 2013?

Projekte im Cloud-Umfeld kommen hauptsächlich von unten. Insbesondere im Kollaborationsumfeld kommt der Wunsch aus den Abteilungen, die sich nicht in ein festes ECM-Schema pressen lassen wollen, sehr spezifische Anforderungen haben und auf den Informationsaustausch (insbesondere mit Externen) fokussieren.

Das größte Potential der Cloud liegt also in den Bereichen Kollaboration und Social Business. Aber ECM-ready, das heißt typische Funktionalitäten, wie Team- oder Projekträume und Social Software (z.B. Wiki, File-Sharing, Social Networks, etc.), werden um klassische ECM-Funktionalität, wie revisionssichere Ablage, Archivierung, Aktenverwaltung, Scanning oder robuste Suche erweitert. Möglich ist dies schon heute, aber für die vollständige Kombinationsfreiheit, bräuchte es eine saubere Integration in bestehende Anwendungen (ERP, CRM, Scanning, etc.) und in dieser Beziehung ist die Cloud noch nicht am Ziel.

Flexibilität in verteilten Umgebungen ist der ausschlaggebende Punkt. Unternehmen haben die einmalige Chance, die gesamte Prozesskette – vom Lieferanten über das Unternehmen bis zu den Kunden – durchgängig zu gestalten um Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße, ziehen die mobilen Information Worker den größten Nutzen aus integrierten ECM-Lösungen. Hybride Lösungen – die standardisierte Social-Business-Anwendungen aus der Cloud sinnvoll mit integrierten und individualisierten On-Premise ECM-Installationen verbindet – haben eine gewisse Reife erreicht, aber die Unternehmen und vor allem die Anwender müssen diesen Paradigmenwechsel mitmachen; konkret: Den Mitarbeitern und Partnern (Kunden, Lieferanten, Behörden, …) müssen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitgestellt werden.

Sicherlich sind diese Trendthemen „Social, Mobile und Cloud“ auch für moderne ECM-Lösungen zu berücksichtigen. Das sollte allerdings nicht dazu führen, dass die klassischen Anforderungen an ganzheitliche ECM-Lösungen unberücksichtigt bleiben und dadurch neune Insellösungen geschaffen werden, die nicht in die bestehende IT-Landschaft integriert sind. Um ECM-Projekte mit SharePoint 2013 zum Erfolg zu führen, gilt auch mit den neuen Möglichkeiten mehr denn je das Motto: Integration statt Insellösungen

integrierte ECM-Lösungen mit ScharePoint
integrierte ECM-Lösungen mit ScharePoint

 

 

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