ECM-Beratung

Stefan Schwane
Stefan Schwane

Enterprise Content Management (ECM) beschreibt die Erschließung aller unternehmensweit vorhandenen strukturierten und unstrukturierten Informationen eines Unternehmens. Diese Inhalte können mit ECM-Systemen erfasst, verwaltet und bereitgestellt werden, um so bei betriebswirtschaftlich relevanten Geschäftsprozessen zu unterstützen.

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Berater für ganzheitliches ECM

Stefan Schwane bietet Beratung für ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM). Als qualifizierter und erfahrener Berater orientiert sich die zertifizierte Beratung an wissenschaftliche Richtlinien, die auf die Belange von Enterprise Content Management (ECM) angepasst sind.

Wenn auch Sie sich gerade mit der Einführung von Enterprise Content Management (ECM) befassen, zögern Sie nicht und nehmen einfach Kontakt mit Stefan Schwane auf.

Unterstützung bei der effizienten Einführung von Enterprise Content Management (ECM):

Aktivitäten
Ergebnisse
Vorstudie
Einfuß der Unternehmensstrategie und Zielsetzung festlegen – ECM-relevanre Erfolgsfaktoren ermitteln – Unterstützungspotentiale durch ECM bestimmen Zielsetzung ECM-Lösung
Auswahl und Gespräche mit potentiellen Anwendern (Identifizierung von Prozessen, Abteilungen und Personen) Priorisierter Handlungsbedarf
IST-Analyse
Informationsveranstaltung für ausgewählte Untersuchungsbereiche
Analyse der Rahmenbedingungen – Strategisch – Organisatorisch – Technisch Leitlinien für das SOLL-Konzept
Vorgangsanalyse der Untersuchungsbereiche – Analyse der betroffenen Arbeitsgänge Bestehende Aufbau- und Ablauforganisation
Dokumentenanalyse in den Untersuchungsbereichen – Ablage und Zugriff – Aufbewahrungswürdigkeit – Formalanalyse Mengen und Häufigkeiten
Zusammenfassende Bewertung – Schwachstellen – Zeit- und Kostenaufwand Schwachstellen und Aufwendungen
Organisatorisches SOLL-Konzept
Konzeption der ECM-Lösung – Zielsetzung – Organisatorische Maßnahmen – IT-Maßnahmen – ECM-bedingte Maßnahmen -.Abstimmung mit Anwendern Grobkonzept für die ECM-Lösung
Eingabe und Indexierung – Organisatorische Eingliederung – Eingabe und Indexierung NCI,CI – Übernahme von Altbeständen Organisatorisches Detailkonzept der Untersuchungsbereiche
Recherche und Ausgabe – Rechercheverfahren – Zugriff via Browser – Ausgabefunktionen
Vorgangsbearbeitung – Workflow Modellierung – Vorgangssteuerung – Vorgangsunterstützung – Dokumentenerstellung – Integration und Kommunikation – Vorgangsverwaltung – Aufbau elektronischer Aktenplan bzw. Aktenzeichenvergabe
Technisches Konzept
Spezifikation – Positionierung in der IT-Strategie – Auswahl des Systemkonzept Systemkonzept
Detailspezifikation für die Integration vorhandener Applikationen – Integration Bürokommunikation (Office und Groupware) – Integration operative Anwendungen (ERP, FiBu, CAD, usw.) Integrationskonzept
Spezifikation – Systemkomponenten – Antwortzeitoptimierung – Nutung von Standards – Maßnahmen zur Gewährleistung der Revisionssicherheit – Empfehlung für Hardwareausstattung insbesondere im Scan-Bereich Systemauslegung
Detailspezifikation – Zugangs-, Zugriffsschutz – Rechteverwaltung – Ausfallsicherheit Sicherheitskonzept
Wirtschaftlichkeit
Einmalige Kosten – Laufende Kosten Kosten-Nutzen-Vergleich Amortisationsrechnung
Quantifizierbare Nutzenpotentiale – Qualitative Nutzenpotentiale
Opportunitätsfaktoren
Realisierungsplanung für den Untersuchungsbereich
Aktivitätenplanung Aufwand- Zeit- und Kostenplanung
Schätzung der zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwendungen
Priorisierung in Relation zu anderen Projekten Ausbauplanung
Definition von Ausbaustufen mit zeitlicher Positionierung
Dokumentation
Erstellung eines Kriterienkataloges für die Systemeinführung Kriterienkatalog / Lastenheft
Dokumentation der o.a. Ergebnisse in Form von Projektpapieren (Verfahrens-) Dokumentation
Erstellung einer graphischen Darstellung des SOLL-Workflows Workflow-Design
Erstellung eines Drehbuches (Benchmark) für die Systemauswahl Drehbuch

 

Zu der ganzheitlichen ECM-Beratung gehören folgende Themenbereiche:

  • Revisionssichere Archivierung
    Das Records Management (oder auch Ablage- und Archivverwaltung) bezeichnet die Verwaltung von wichtigen, aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen.
    Während Dokumenten-Management, Workflow, Teamarbeit und Web Content Management, eher für den dynamischen Teil des Informations-Lebenszyklus innerhalb von Enterprise Content Management zuständig sind, geht es bei der Archivierung also um die Speicherung nicht mehr zu ändernder Daten bzw. Informationen.
    weitere Informationen zum Thema revisionssichere Archivierung
  • Dokumenten-Management (DMS)
    Dokumenten-Management-Systeme bilden, unterstützend zum Management-Prozess, den gesamten Dokumentenlebenszyklus, von der Erfassung, über die Verwaltung bis hin zur Bereitstellung der Dokumente ab. Im Mittelpunkt steht die Verwaltung der Informationen und / oder Dokumente.
    weitere Informationen zum Thema Dokumenten-Management (DMS)
  • Workflow / Business Process Management (BPM)
    Als Workflow (Arbeitsablauf) wird eine vordefinierte Abfolge rechnergestützt ablaufender Aktivitäten bezeichnet.
    Das Ziel des Workflow oder Business Process Management ist es eine weitgehende Automatisierung von Prozessen einschließlich der Einbindung aller nötigen Ressourcen zu schaffen.
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  • Teamarbeit / Collaboration
    Teamarbeit oder auch Collaboration bezeichnet Verfahren, die die Zusammenarbeit einer Gruppe (Groupware) über räumliche oder zeitliche Distanzen hinweg unterstützt.
    Teamarbeit oder kollaborative Software beschäftigt sich hauptsächlich mit der Verwaltung von Unternehmensinhalten.
    weitere Informationen zum Thema Teamarbeit und Collaboration
  • Web Content Management (WCM)
    Web Content Management (WCM) und Web Content Management-Systeme (WCMS) befassen sich mit der Verwaltung von Unternehmensinformationen auf internetbasierten Webseiten und Portalen.
    Der Fokus eines WCM-Systems liegt hauptsächlich auf der dezentralen Erstellung von Inhalten, auf deren Pflege und Strukturierung. Bestehende Inhalte müssen leicht änderbar und vor allem auffindbar sein. Eine weitere Charakteristik eines WCMS liegt in der Trennung von Layout und Inhalt sowie einer ufassenden Rechteverteilung.
    weitere Informationen zum Thema Web Content Management (WCM)

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Informationsmanagement und Geschäftsprozessoptimierung mit Enterprise Content Management (ECM)