Schuss mit Consumer Apps im Business-Einsatz

Um neue und zukunftsfähige Möglichkeiten für eine digitale Zusammenarbeit zu schaffen, benötigen Unternehmen zeitgemäße Arbeitsplätze für eine bessere Zusammenarbeit.

Trusted Collaboration aus der Cloud ist möglich auch ohne Dropbox und WhatsApp

Im Berufsleben kommt kein Unternehmen an Teamwork vorbei. Weil Aufträge immer komplexer werden und von einzelnen Mitarbeitern kaum noch zu bewältigen sind, werden zunehmend digitale Helfer genutzt, um die Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation mit Kunden und Partnern zu verbessern. Nachrichten, Bilder, Videos und Dokumente werden mit den mobilen Endgeräten erfasst, bearbeitet und geteilt, um wichtige Informationen einfach auszutauschen.

Viele Mitarbeiter nutzen dazu wie selbstverständlich die ihnen bekannten Consumer-Cloud-Anwendungen wie WhatsApp oder Dropbox, um geschäftsrelevante Informationen mit Kollegen, Kunden und Partnern zu teilen – sie flüchten also mit den Firmeninformationen auf private Daten-Inseln, um besser arbeiten zu können. Allerdings bedienen sich die Mitarbeiter damit einer Schatten-IT, die von den Unternehmen weder kontrolliert noch in die bestehende Umgebung integriert werden kann. Damit sind neue Probleme und Risiken, bedingt durch die unkontrollierte Abwanderung von geschäftskritischen Informationen, vorprogrammiert.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit – Schluss mit Schatten-IT

Um diese Probleme zu lösen müssen sich Unternehmen überlegen, wie sie sich aufstellen, um als digitales Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein. Dabei geht es für den Arbeitsplatz der Zukunft um die Beantwortung von Fragen wie:

  • Mit welchen Technologien motiviere ich Mitarbeiter, Partner und Kunden den digitalen Arbeitsplatz anzunehmen?
  • Wie gelingt eine rechtssichere Integration in bestehende Anwendungen, die sowohl den Mitarbeitern wie auch dem Unternehmen einen Mehrwert bringt

Ein großes Potential im Bereich der Kollaboration und Kommunikation liegt in der Cloud. Es geht darum, klassische Funktionalitäten aus vorhandenen Anwendungen (wie z.B. ERP-, CRM-, ECM- und Office- Systemen) um moderne Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit oder Vorgangsbearbeitung zu erweitern. Für eine sinnvolle Unterstützung der Geschäftsprozesse, braucht der moderne Arbeitsplatz eine durchdachte und rechtssichere Integration in bestehende Anwendungen – und in dieser Beziehung ist die Cloud mit den aktuell sehr verbreiteten Consumer-Apps wie z.B. Dropbox, WhatsApp und Co. nicht für Unternehmen geeignet.

Mitarbeiter, Kunden und Partner müssen nicht nur Kommunikationsdaten, wie E-Mails, Fax, SMS, Chats und Sprachnachrichten, sondern auch Adressbücher, Kalender, Notizen sowie Dokumente, Bilder und Videos verwalten, bearbeiten und teilen. Eine Enterprise-Lösung muss aber genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein, wie die bekannten Consumer-Cloud-Dienste – ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht. Außerdem vermeiden die Unternehmen damit die Abwanderung kritischer Daten in eine unkontrollierbare Schatten-IT und können die rechtlichen und regulativen Anforderungen wie EU-DSGVO oder GoBD besser erfüllen. Deshalb sind spezielle Lösungen für eine mobile und zeitgemäße Zusammenarbeit aus der Cloud gefragt.

Technologien für den Arbeitsplatz der Zukunft unterstützen die Teamarbeit

Für den modernen Arbeitsplatz sind die Potentiale bei den folgenden Szenarien besonders hoch:

  • Kommunikation und Abstimmung im Team
  • Austausch und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

Ein Vergleich zwischen Unternehmen mit stark analog geprägter Arbeitsweise und solchen mit intensiver Technologienutzung macht deutlich, dass sich bei einer digitalen Teamarbeit die Arbeitseffizienz deutlich verbessert.

Die dort genutzten Kommunikationstechnologien (wie z.B. E-Mails, Chats und dokumentenzentrierte Kollaborationsplattformen) führen zu wesentlichen Vorteilen für die Mitarbeiter der Unternehmen. Die Bereitstellung von Technologien ist dabei jedoch nur eine Bedingung. Vielmehr sind die erfolgreiche Verankerung und die einfache Nutzung der bereitgestellten Technologien zentrale Erfolgsfaktoren.

IT-Innovationen, die das Wir-Gefühl in Teams voranbringen und die tägliche Arbeit spürbar vereinfachen, sind dabei ein wesentlicher Faktor für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Derzeit sind viele neue Technologien, die für die Arbeitsplätze und -prozesse der Zukunft radikale Veränderungen bringen werden, bereits in der Erprobungsphase. Beachtliche Fortschritte gab es in jüngster Zeit zum Beispiel bei Virtual-Reality-Anwendungen durch die Entwicklung von Spezialbrillen. Mit diesen kann der Benutzer, losgelöst von PC und Computermonitor, direkt in vollständig oder teilweise elektronisch generierte Szenen und Welten eintauchen und sich darin gemeinsam mit anderen Teammitgliedern bewegen. Der moderne Arbeitsplatz von morgen wird viel stärker als heute vom IT-Einsatz in der Cloud beeinflusst werden. Bei spannenden Technologien wie Virtual-Reality-Anwendungen, Spracherkennung und Künstlicher Intelligenz hat die Zukunft gerade erst begonnen.

Die Weichen dafür werden aber jetzt gestellt. Beharrungsvermögen und Zufriedenheit mit dem heutigen Status Quo werden nicht genügen, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Die Unternehmen haben jetzt die große Chance, ihre Organisationen und die Prozesse zukunftsorientiert auszurichten. Es liegt also an den Unternehmen selbst, ob der moderne Arbeitsplatz implementiert wird, um damit die Kreativität und Innovationskraft und letztendlich auch die Wettbewerbsfähigkeit zu verstärken.

Praxisbeispiel: Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant

Ein modernes Teamoffice für kleine und mittelständische Unternehmen sollte über eine Schnittstelle für den digitalen Belegaustausch mit dem Steuerberater verfügen. Für Unternehmen (Mandanten) bedeutet dies einen effizienten und komfortablen Transfer von Dateien und Informationen an den Steuerberater. Das digitale Teamoffice sollte dabei insbesondere die automatische und papierlose Bereitstellung digitaler Dokumente ermöglichen, so dass die Steuerbelege zeitnah im Kanzlei-Rechnungswesen verarbeitet werden können. Dies kann mithilfe eines mobilen Pendel-Ordners geschehen, der eine flexible Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und anderen Informationen erlaubt. Eine Anbindung an das Kanzlei-Rechnungswesen ermöglicht einen automatischen Belegaustausch mit dem Steuerberater, so dass die Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht werden. Die Mandanten können via Web-Browser oder per App die entsprechenden Belege einfach erfassen und automatisch übermitteln. Der moderne Arbeitsplatz sollte über eine integrierte Scanner-App verfügen, mit der Quittungen, Rechnungsnachweise und sonstige Belege lokal im Büro, mit der Kamera des mobilen Gerätes oder aus dem integrierten E-Mail-Postfach einfach erfasst werden können. So haben die Unternehmen und die Steuerberater jederzeit und von überall Zugriff auf die Belege und zudem die Grundlage für eine nachhaltige Verbesserung der vertrauensvollen Zusammenarbeit gelegt.

Die Cloud-Lösung für Teams sollte darüber hinaus auch Funktionen bieten, mit denen sich E-Mails, Kontakte und Kalender sowie wichtige Dateien verwalten, bearbeiten und teilen lassen. Neben der Weboberfläche sollten den Anwendern Apps für Android und iOS bereitgestellt werden. Damit stehen dann moderne und sichere Technologien zur Verfügung, wie Anwender sie aus dem privaten Umfeld kennen. Ein Teamoffice aus der Cloud sollte sich also gezielt an Unternehmen richten, die damit eine zentrale Drehscheibe für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bereitstellen können, um den Büroalltag zu digitalisieren und die Kommunikation und Kollaboration mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu verbessern.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht eine sichere Plattform

Für das digitale Teamoffice hat die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Standards einen übergeordneten Stellenwert. Eine Cloud-basierte Content- und Collaboration-Plattform für Unternehmen muss dazu insbesondere auch

  • die Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben (EU-DSGVO) sowie
  • die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
  • erfüllen.

Unternehmen und Service-Anbieter müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, interne Kontrollen und Informationssicherheitsroutinen einführen bzw. aufrechterhalten, um Kundendaten und Dokumente vor unberechtigtem und gesetzwidrigem Zugriff zu schützen.

Bei der Auswahl der Service-Anbieter ist darauf zu achten, dass sich die Betreiber der Cloud-Plattform regelmäßig durch anerkannte Institutionen überwachen lassen, bei denen überprüft wird, ob die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren für Sicherheit, Datenschutz, Kontinuität und Konformität gewährleistet sind.

Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz im Überblick

  • Zeitgemäße Teamarbeit und Arbeitsplatzgestaltung
  • Mobiles Büro via Browserzugriff auf PC oder Mac
  • Apps für Smartphone oder Tablet (iOS und Android)
  • Einfache Belegerfassung (z. B. Scan-App, Web-Scan, Drag & Drop, Windows-Explorer, E-Mail-Integration)
  • E-Mail-Postfächer für Mitarbeiter und Gruppenpostfächer für Teamräume
  • Kalender- und Termin-Management sowie Kontakt- und Adressverwaltung
  • Cloud-Speicher für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung sowie dem Teilen von Informationen und Dokumenten
  • Gemeinsame Dokumenten-Bearbeitung (Web-Office)
  • TeamChat mit Präsenzinformation sowie Audio- und Video-Integration mit Desktop-Sharing
  • Automatischer Belegaustausch mit dem Steuerberater und Anbindung an das Kanzlei-Rechnungswesen
  • Integration in bestehende Business-Lösungen (z.B. ERP, CRM, ECM)
  • Einhaltung von rechtlichen und regulativen Vorgaben (z.B. EU-DSGVO, GoBD, ISO 27001)

Link zu Artikel auf Computerwoche.de: https://www.computerwoche.de/a/der-moderne-arbeitsplatz-schluss-mit-whatsapp-und-dropbox,3544933

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