Nutzerfreundliches Informationsmanagement in Unternehmen

Agiles ECM benötigt eine moderne Kommunikationsplattform

Klassische Enterprise Content Management (ECM) Systeme verwalten komplexe Informationen, größtenteils in Form von aufbewahrungswürdigen Dokumenten. Ein solches Dokumenten-Management entspricht den Compliance-Vorgaben der Unternehmen und folgt häufig einem statischen Prozessverständnis. Zeitgemäße Kommunikations- und Speicherlösungen mit sicherem E-Mail-, Adress- und Kalender- Management sowie Cloud-Dokumentenverwaltung und Social Business Komponenten gehören nicht zu den Stärken solcher Systeme.

 Anforderungen an ein zeitgemäßes Informationsmanagement

Geänderte Anforderungen bezüglich der Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Aus vielen ECM- und Beratungsprojekten ist bekannt, dass der Projekterfolg beim Aufsetzen neuer Lösungen zur Informationsverarbeitung maßgeblich durch die Qualität einer effizienten Multi-Channel-Kommunikation beeinflusst wird. Eine moderne Kommunikationsplattform sollte deshalb einfach in bestehende Umgebungen zu integrieren sein, so dass die vorhandene Umgebung sinnvoll erweitert bzw. angepasst werden kann. Gleichzeitig müssen sich damit die zugrundeliegenden Geschäftsprozesse optimieren lassen.

Problemstellung vorhandener Lösungen

Die Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen für jeden Kommunikationskanal (Brief, E-Mail, Portal, Austauschverzeichnisse, Telefon, …) spezifische Lösungen im Einsatz haben, mit der die nachgelagerten Geschäftsprozesse aber nur unzureichend bedient werden. Viele Aufgaben bleiben weiterhin in den Fachabteilungen angesiedelt, die sich dann häufig selbst helfen müssen. Dazu nutzen Mitarbeiter bevorzugt bekannte Cloud-Dienste à la Dropbox, WhatsApp & Co. und nehmen dabei leider auch Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien in Kauf. Werden aber solche isolierten Cloud-Lösungen für die produktive Zusammenarbeit genutzt, geht dies nicht nur zu Lasten der Informationssicherheit – es fehlt zudem die Integration in bestehende Systeme (ECM, CRM, ERP, …), so dass wichtige geschäfts- und entscheidungsrelevante Informationen verloren gehen.

Um ein hochriskantes und nicht zukunftsfähiges Nebeneinander solcher Systeme zu vermeiden, gilt es beide Welten zu verbinden und so eine produktive Teamarbeit zu ermöglichen.

Risiken isolierter Cloud-Lösungen

Die Vorteile von consumer-orientierten Cloud-Diensten überwiegen häufig den Sicherheitsbedenken. Für die Mitarbeiter zählt:

  • die unkomplizierte, zentrale Bereitstellung von Informationen über das Web (-Portal),
  • die flexible Nutzung der Inhalte (online wie offline sowie unabhängig vom Endgerät),
  • der mobile und unbeschränkte Zugriff auf relevante Informationen zu jeder Zeit von jedem Ort und
  • der schnelle Austausch von Informationen und Dokumenten für die bessere Zusammenarbeit mit anderen Nutzern.

Aus der Perspektive des Unternehmens sieht es anders aus: Diese Dienste speichern die Daten auf externen Systemen, ohne Zugriffskontrollen und machen es Unternehmen unmöglich, die Hoheit über ihre Daten zu behalten. Spätestens wenn Beschäftigungsverhältnisse und Geschäftsbeziehungen enden, entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko des Datenmissbrauchs und -diebstahls. Neben zweifelhafter Sicherheit und mangelnder Kontrolle haben solche isolierten Cloud-Dienste noch einen weiteren Nachteil. Sie nehmen das Dokument lediglich entgegen, speichern es in dem vorgegebenen Format ab. Damit lassen sich die in den Dokumenten enthaltenen Informationen aber nicht automatisiert für nachgelagerte Geschäftsprozesse und Anwendungen nutzen.

Die ideale Informations- und Kommunikationsplattform

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern Lösungen zur Verfügung stellen, die einerseits die Abwanderung kritischer Daten in eine unkontrollierbare Schatten-IT verhindern und andererseits die Unternehmensprozesse maximal unterstützen. Eine Enterprise-Lösung muss genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein wie die bekannten Consumer-Cloud-Dienste – ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht. Darüber hinaus darf die Business-Cloud nicht auf den reinen Austausch von Dateien beschränkt sein, sondern muss sich vollständig in die Anwendungslandschaft des Unternehmens integrieren und die digitalen Kommunikationskanäle unterstützen.

IuK-Cloud-Plattform

Die ideale Informations- und Kommunikationsplattform beinhaltet E-Mail-, Adress- und Kalendermanagement sowie Cloud-Storage, Dokumentenverwaltung mit Inhaltserkennung (OCR) und Social Business Komponenten. Mit Hilfe einer solchen Informations- und Kommunikations- Plattform ermöglichen Unternehmen ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern einen direkten Dialog sowie einen schnellen und sicheren Informationsaustausch.

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