ECM im Mittelstand

Enterprise Content Management (ECM) in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU)

In den allermeisten großen Unternehmen und Konzernen werden heute bereits Lösungen für ECM eingesetzt. Die verantwortlichen Manager haben den Nutzen von ganzheitlichen ECM-Systemen für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Informationen zur Unterstützung organisatorischer Prozesse erkannt. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind ganzheitliche ECM-Lösungen (noch) deutlich weniger verbreitet.

Allerdings hat der deutsche Mittelstand erkannt, das Insellösungen für Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow nicht mehr den Ansprüchen an ein modernes Informationsmanagement genügen. Mit innovativen ECM-Lösungsangeboten können in KMU Prozessoptimierungen realisiert werden, die deutliche Wettbewerbsvorteile versprechen.

Integration statt Insellösungen

Die Erfahrungen aus erfolgreichen ECM-Projekten in mittelständischen Unternehmen zeigen, dass sich mit Hilfe zentraler ECM-Dienste die Bereitstellung und Verarbeitung von Informationen beschleunigen und verbessern lässt. Dazu werden ECM-Lösungen unternehmensweit eingesetzt und in die bestehenden Systeme integriert. Voraussetzung dafür ist eine moderne ECM-Suite, die mit smarten Applikationen agil in bestehenden Umgebungen (ERP, CRM, E-Mail, …) integriert werden kann.

ECM-Suite CE

Kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland zeichnen sich durch ihre Innovationskraft und Flexibilität aus und erlangen dadurch häufig Wettbewerbsvorteile gegenüber großen Unternehmen und Konzernen. Moderne ECM-Systeme müssen diesen Ansprüchen genügen und einfach zu integrieren sein. Insbesondere sollten KMU auf die folgenden „CE-Gütezeichen“ achten:

CE steht hier für Concurrent Engineering

auf Deutsch: „verteilte gleichzeitige Entwicklung“) und bezeichnet die Vorgehensweise in der agilen Weiterentwicklung der ECM-Suite.

Damit wird die Entwicklungszeit einer neuen Lösung verkürzt, spätere Änderungen vermieden und die Abstimmung von Entwicklung, Professional Service und Unternehmen insgesamt verbessert.
Grundgedanke des Verfahrens ist die zeitliche Überlappung von traditionell nacheinander folgenden Arbeitsabläufen. Sobald in einem Arbeitsablauf genügend Informationen erarbeitet wurden, wird parallel der nächste Arbeitsablauf begonnen. Dies führt teilweise zu Mehrarbeit, da nicht mit dem endgültigen Informationsstand gearbeitet wird, sondern sich die Arbeitsgrundlage jederzeit verändern kann. Dafür können aber Fehler schneller erkannt und rechtzeitig beseitigt werden, bevor sie in einer späteren Phase große Kosten verursachen.

CE steht hier für Customizing Engineering

auf Deutsch: „Anpassung und Individualisierung von Produkten“ und bezeichnet die Vorgehensweise bei der agilen Integration der ECM-Suite bei Kunden.

Das Ziel agiler ECM-Einführungen ist es, den Integrationsprozess flexibler und schlanker zu machen, als das bei den klassischen Vorgehensmodellen der Fall ist. Man möchte sich mehr auf die zu erreichenden Ziele konzentrieren und auf technische und soziale Probleme bei der ECM-Einführung eingehen. Die agile ECM-Integration ist eine Gegenbewegung zu den oft als schwergewichtig und bürokratisch angesehenen traditionellen ECM-Einführungen.
Ein Kennzeichen agiler Integrationen ist, dass sie bei der ECM-Einführung dazu dienen können, die Aufwandskurve möglichst flach zu halten. Als Leitsatz gilt: Je mehr du nach Plan arbeitest, desto mehr bekommst du das, was du geplant hast, aber nicht das, was du brauchst.

CE steht hier für Customer Experience-Management

auf Deutsch: „Kundenerfahrungsmanagement“ und bezeichnet die Schaffung positiver Kundenerfahrungen zum Aufbau einer emotionalen Bindung zwischen Anwender und Produkt oder Anbieter.

Vorrangiges Ziel ist es, aus zufriedenen Anwendern loyale Anwender und aus loyalen Anwendern „begeisterte Anwender“ der ECM-Lösung zu machen („satisfied – loyal – advocate“). Damit setzt eine ECM Suite CE nicht nur auf direkte Auswirkungen wie die Nutzungsintensität, sondern ganz gezielt auch auf indirekte Effekte wie Mundpropaganda und Weiterempfehlungen. Dies soll idealerweise bei jedem Anwender erreicht werden und die Bereitschaft zur Nutzung der ECM-Lösung erhöhen.
Die agile, kundenorientierte Entwicklung und Integration der ECM-Suite führt schnell zu ersten Ergebnissen und frühzeitiges Feedback bezüglich der Eignung einer Lösung. Dadurch ist es möglich, Probleme und Änderungswünsche frühzeitig zu erkennen und mit weniger Aufwand zu beheben.

Nutzen geht vor Preis

Im Mittelstand werden Investitionsentscheidungen in eine ECM-Lösung maßgeblich durch das Management und dem IT-Bereich getroffen. Die Fachabteilungen sind aufgrund der oft tiefgreifenden Auswirkungen eines ganzheitlichen ECM-Systems in den Entscheidungsprozess eingebunden und geben wichtige Anregungen für die endgültige Investitionsentscheidung.

Es ist nicht mehr zeitgemäß die zahlreichen Funktionen (Features) der ECM-Anbieter gegenüberzustellen, zu vergleichen und anhand von Modulpreisen zu bewerten. Besser – und häufig auch günstiger – ist es, moderne ECM-Suiten auszuwählen, die mit smarten Applikationen agil in bestehende Umgebungen bedarfsgerecht zu integrieren sind.

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